Céges karácsonyi ajándékok - időben rendeld meg!

Tudj meg mindent a céges karácsonyi ajándék rendelésről - hogy ne legyen többé mumus az év végi vállalati ajándékozás!

A céges karácsony 2 fő pillére a céges karácsonyi este programmal, vacsorával és ünnepi beszéddel, illetve az ízlésesen összeállított céges karácsonyi csomagok. Ez utóbbi témában szeretném megosztani az elmúlt években összegyűlt tapasztalataimat. Remélem, az e sorokat olvasó céges rendezvényszervezők, irodavezetők vagy akár cégvezetők is profitálnak majd belőle, és hatékonyabban tudnak majd céges karácsonyi ajándékokat rendelni. 

Az elmúlt 2 évben a karácsony mostohagyerek volt  a cégek életében, a covid járvány okozta jogi és egészségügyi kockázatok miatt nem nagyon tartottak céges rendezvényeket. A járvány valamelyest csillapodott, de a céges karácsonyra most az elszabadult energiaárak vetnek árnyékot, elég, ha az emiatt bezáró vagy bezárást fontolgató rendezvénytermekre gondolsz. 

Ha egy cég 2022-ben lemond a karácsonyi partiról, már nem sok mozgástere van kifejezni háláját és elismerését az alkalmazottai felé. Ott van az évvégi bónusz intézménye, ami idén biztosan kapóra jön annak, aki kapja, de mégse olyan személyes, színes-szagos, mint egy jól kigondolt céges karácsonyi ajándékcsomag.

. .

Csináld magad vagy profi ajándékküldő szolgálat? Előnyök, hátrányok

Amíg nem léteztek erre szakosodott vállalkozások, minden cég saját erőből oldotta meg a céges karácsonyi ajándékozást. Nem volt mese, a karácsonyi felelős minden terméket maga rendelt meg, és az utolsó tasakig mindent magának kellett kigondolnia. Manapság az év végi hajtás és az üzleti zárás miatt erre már nincs kapacitás. 

Mire számíts, ha te intéznéd a céges csomagokat karácsonyra?

Mi magunk is lebeszélnénk azokat, akik idén saját kézbe vennék a céges karácsonyi ajándékozással járó hajcihőt. Bár lehet, hogy elsőre költséghatékonyabbnak tűnik házon belül megoldani, de biztos lehetsz benne, hogy az egész kétszer olyan drága lesz, ha más nem, a ráfordított idő miatt.

Már az is rengeteg időt fog felemészteni, ha te akarod kitalálni a koncepciót. A termékek beszerzése kész téboly. Egytucatnyi ajándékcsomag felett pedig még ott vannak a csomagolással, a tárolással, és a szállítással járó nyugtalanító kérdések. Ha nincs gyakorlatod ezen a téren, csak a nehézségekkel fogsz szembesülni.

. .

Tegyük fel, gyorsan keresztülvitted az elképzelésed, és kevés vitával megvan, nagyjából mivel akartok a kollégáknak meglepetést szerezni. Kezdjük tehát az árakkal. Ha van egy kis szerencséd, és viszonylag több csomagról van szó, elérhetsz némi kedvezményt - de olyan mennyiségi kedvezményekről még csak ne is álmodj, mint amit egy ajándékküldő cég tud kiharcolni a rendszeresen nagy tételek miatt. 

A díszdobozok, dísztasakok árától szintén lehidalsz, még néhány száz darabra se fogsz kedvezményt kapni. A térkitöltő anyagról és a kézzel készített masnikról már nem is beszélve. Drága lesz az egész, a végén szívhatod a fogad, hogy mennyit költöttél feleslegesen, miközben a szomszéd cég feleannyiból kihozta az egészet. 

Szintén ha nagy mennyiségről van szó, gond lesz a kitalált termékek beszerzésével. Több helyről kell összevadásznod a bort, a minőségi vagy kézműves termékekre már jó előre lecsaptak az ajándékküldő cégek. Örülhetsz, ha nem 2-3 féle libamájpástétomot kell a csomagokba tenned. 

A csomagolásnak kell biztosítani egy külön szobát, eszközöket, felelőst, és a végén nem lesznek egységesen szépek a csomagok… lehetek őszinte? A cégen belüli saját csomagolású csomagok általában borzasztó rondára sikerülnek. Lehangoló, de ez van. 

Ha ajándékküldő szolgálatot bízol meg karácsonykor

Ellenben ha profi ajándékküldő szolgálattal dolgozol, akkor a legnagyobb gondod a termékek kiválasztása és a csomag véglegesítése lesz. Lehetőséged van előre megálmodott koncepciók alapján kiválasztani a kollégáknak szánt ajándékcsomagot. Ennek az az előnye, hogy ezek már egyszer bizonyítottak, beváltak, így se te, se a kollégáid nem fognak csalódni.

. .

Ha mégsem a jól kitaposott karácsonyi ösvényen szeretnél haladni, és mások által megálmodott elképzeléseket vinni a kollégáknak, akkor teljesen egyedi csomagokat is összeállíthatsz. Minden terméket te választhatsz ki, így a teljes esztétikai és pénzügyi kontroll nálad marad. 

Nem kell attól se tartanod, ha a végső döntéshozó nem te vagy, és a főnökeid szeretnek variálni. Ha időben elkezded a csomagok összeállítását, akár többször is kérhetsz változtatásokat, mielőtt véglegesítenéd a rendelésed. Persze minél kevesebb a váratlan fordulat, annál biztosabban és gyorsabban zárhatod az előkészületeket. 

Az egész céges karácsonyi ajándékrendelési folyamat átlátható lesz, gyors és hatékony, a költségek tekintetében is, ha egy ajándékküldő céggel dolgozol. 

Mi legyen a céges karácsonyi ajándékcsomagban?

Ha igazán figyelmes szeretnél lenni, akkor érdemes menni egy kört az ajándékcsomag összeállítása előtt az ételallergiák kapcsán. Manapság sok a gluténérzékeny, tejérzékeny, vagy olyan, aki nem fogyaszthat cukrot, esetleg vegetáriánius vagy vegán étrendet tart. (Ezekre jó, ha az ünnepi vacsora tételsorának összeállításakor is odafigyelsz.) Ha vannak ételérzékenységgel élő kollégák, és rájuk külön odafigyelsz mondjuk egy gluténmentes vagy laktózmentes csomaggal, akkor tuti, hogy gazdagabb leszel pár karmaponttal.

A karácsonyi ajándékcsomagok általában prémium csokoládé, tea, méz és egyéb édességek köré épülnek. Akik édesszájúak, azok örülnek a minőségi csokinak, akik téli fogyókúrán vannak, esetleg nem ehetnek cukrosat, azoknak a tea okoz örömöt. De vannak már cukormentes, tejmentes és gluténmentes édességek is. 

Az alkoholtartalmú italoknak sokan örülnek, de sokan vannak, akik egyáltalán nem isznak alkoholt. Itt is segíthet, ha alkoholos és alkoholmentes csomagokat alakítasz ki. Ha tartalmaz alkoholt a csomag, akkor valamilyen nívós vörösborral, esetleg Tokaji Aszúval arathatsz sikert. Pálinkát is szoktak csomagba kérni, de azért érdemes a hölgyekre is gondolni, és ellensúlyozni a töményet mondjuk pezsgővel, proseccóval. 

Ha alkoholmentes a csomag, akkor se kell lemondanod az italokról: teával, kávéval vagy épp szörpökkel tudod ellensúlyozni az alkoholos nedüket.

. .

Ajándékcsomag típusok

Alkalmazottaknak és üzleti partnereknek más jellegű ajándékcsomag dukál, és sok cég a kiemelkedően jól teljesítő alkalmazottakat is értékesebb csomaggal díjazza. A csomagok értéke átlagosan 4 000 forint és 15 000 forint között mozog, a rendelések többsége ilyen csomagokból áll. Vezetőknek, felsővezetőknek, kiemelt alkalmazottaknak 25 000 - 50 000 forint értékű prémium csomagokat rendelnek. 

Mostanában van egy viszonylag újkeletű megoldás is: amikor egy-egy irodának, részlegnek küldenek egy vagy két nagyobb bőségkosarat. Ha egy külsős munkacsoportnak szeretnénk köszönetet mondani egy projektmunkáért, szintén jó megoldás lehet egy, esetleg két-három, nagyobb értékű, szépen összeválogatott karácsonyi kosár. 

. .

A céges karácsonyi ajándékcsomagok megrendelésének időzítése

December elején-közepén sok cég szembesül azzal, hogy végösszegben akár több milliós rendelésre sem találnak ajándékküldő szolgálatot. Mi az oka annak, hogy senki nem tud segíteni nekik? 

Nos, egy átlagosnak mondható, 100-1000 db céges ajándékcsomagból, valamint további 10-20 db drágább, felsőkategóriás terméket tartalmazó csomagból álló megrendelés teljes adminisztrációja, logisztikája és becsomagolása nagyjából 2-4 hetet vesz igénybe. Egy utólagos üdvözlőkártya hozzáadása, esetleg az egyik termék vagy a csomagolás logózás esetén ez akár 4-5 hétre is kitolódhat. 

És akkor még nem beszéltünk azokról az előre nem látott szituációkról, amikor a kereskedő utólag jelzi, hogy a nem megfelelő nyilvántartásuk miatt kifogytak egy termékükből, és leghamarabb a következő év februárjában tudják pótolni. Borul minden… 

. .

Egy ilyen késői megrendelésnek rengeteg kockázata van az ajándékküldő szolgálat és a kereskedő részéről is, így csak az vállalja be, akinek még nincs komolyabb tapasztalata a területen. Ha mégis tapasztaltabb cég vállalja be, annak csak egy oka lehet: olyan felárat kérnek, hogy elájulsz. 

Ha ebben az évben Te vagy a szerencsés, akit megbíznak ezzel a nemes feladattal, akkor ne húzd az időt túl sokáig, legkésőbb október végéig keresd meg a főnököd a listaárakkal. Ha igazán el akarod kápráztatni, akkor mennyiségi kedvezményekkel menj. 

Figyelj arra, hogy a túl korai, augusztus végi, szeptember eleji időzítés szinte biztosan kudarcba fog fulladni a nyaralások, az iskolakezdés és az utolsó üzleti negyedévre való felkészülés miatt. A túl késői, november közepi időzítés amiatt nem jó, mert a főnöködnél lehet, hogy sikerrel jársz, de mire odaérsz az ajándékküldő szolgálatokhoz, vagy kinevetnek, vagy kinevetnek, és még jön is pluszban a feláras ajánlat. 

Ideális esetben legkésőbb szeptember közepén kezdj el nézelődni a neten, és kérj be pár ajánlatot. A megbízható cégeket onnan ismered fel, hogy 2-3 napon belül válaszolnak, és fényképes ajánlatot adnak. Így október közepére, de legkésőbb október végére egy patent, mennyiségi kedvezménnyel bebiztosított ajánlatot tudsz a főnököd asztalára tenni. És addig ne is tágíts, amíg 2, azaz 2 munkanapon belül rá nem bólint az ajánlatra... Vagy utasítsa vissza, még az is jobb, mint ha csak halogatja a döntést, mert akkor tudsz tovább nézelődni, ötleteket gyűjteni.  

Ezt követően nincs más dolgod, mint hogy lehetőség szerint elhárítsd az összes utólagos kérést, és bevasald a teljesítést annál a cégnél, akivel leszerződtél. De ez utóbbival már nem lesz túl nagy gondod, ha a megfelelő társasággal szerződtél le.

Még egyszer a lényeg: legkésőbb október végéig legyen 1 vagy 2 ajánlatod a céges karácsonyi ajándékokra, amit egy döntéshozónak be tudsz mutatni elfogadásra! 

. .

Tárolás, szállítás, garancia

Adja magát a kérdés, hogy mi történik a csomagokkal, amiket október végén rendelsz meg? Nos, a legtöbb erre specializálódott cég a rendelés felvétele után összeválogatja a termékeket, elvégzi a csomagolást, majd egy erre rendszeresített raktárban vállalja a tárolást. Egészen addig, amíg el nem jön a szállítás ideje. Romlandó tételeknél (pl. bejgli, kézműves desszertek stb.) jobb, ha előre megbeszélitek a tárolás mikéntjét. Csak a biztonság kedvéért, mert erre is szokott bejáratott megoldás lenni. 

Bár a jól felfogott érdekből mindenkinek érdeke, hogy figyeljen a sérülésmentes kiszállításra, sajnos néha becsúszik egy hiba, és az esetek 0,1%-ban sérült termék lehet egy-egy céges karácsonyi ajándékcsomagban. Ezt általában szó nélkül kicserélik egy ugyanolyan, vagy ha éppen kifogyott termékről van szó, akkor egy helyettesítő termékre. Ha más nem, akkor a sérült termék értékét levonják a végösszegből, vagy ha már volt fizetés, akkor visszautalják a pénzt. 

Külföldi üzleti partnernek szállítás?

Mi a helyzet, ha olyan külföldi üzleti partneredről van szó, akinek mindenképp szeretnéd kifejezni elismerésed és tiszteleted egy karácsonyi ajándékcsomaggal? Kereshetsz az adott országban ajándékküldő szolgálatot, vagy az itthon összeállított csomagot kiküldheted csomagküldő szolgálattal esetleg postával (ezt tényleg csak a végső esetben). 

Vagy...?! Vagy megbízhatod azt a hazai ajándékküldő szolgálatot ezzel, akik amúgy is intézik a karácsonyi ajándékcsomagokat a cégednek. Egy kicsivel lehet, hogy több lesz a kiszállítási díj, de összességében még így is takarékosabb lesz a megoldás. Ráadásul nem kell több céggel tartanod a kapcsolatot, megosztva a figyelmed: idővel és ráfordított energiával is jobban jössz majd ki a végén. (Eljött a reklám helye: bizony, az ajandekcsomagom.hu is foglalkozik céges karácsonyi csomagok külföldre rendelésével, majdnem az összes EU-országba.)  

. .

Céges karácsonyi ajándék rendelés - konklúzió

Egy profi ajándékküldő cég készséggel fog segíteni a céges karácsonyi ajándék rendelés legapróbb részletében is. Ha kell, ajánlanak népszerű, bevált ajándékcsomagokat. Ha teljesen egyedi összeállításra van szükséged, akkor abban fognak támogatni. És akkor sem fogják elengedni a kezed, amikor a csomagolásra kerül sor. Nyugodtan rájuk bízhatod a tárolást és a csomagolást is.

Egyetlen dologra kell figyelned, mégpedig arra, hogy időben kezdj el nézelődni, és a rendelést legkésőbb október közepéig add le, legalább a döntéshozó asztalára kerüljön oda. Így nem csak, hogy komoly mennyiségi kedvezményre számíthatsz, de nem kell majd az utolsó hetekben, pánikszerűen, kétszer olyan drágán, fele olyan jól kinéző csomagokkal vesződnöd.  

 

Ne feledd: a karácsonyi termékeken túl nőnapi, névnapi és egyéb alkalmakra is lehet ajándékküldő szolgáltatót igénybe venni!